Hợp pháp hóa Lãnh sự các loại giấy tờ là điều bắt buộc thực hiện khi cần làm hồ sơ du học, xuất khẩu lao động hay tuyển dụng lao động nước ngoài. Vậy đây là thủ tục gì, quy trình thực hiện ra sao? Cùng Đại sứ quán Việt Nam tại Phần Lan tìm hiểu cụ thể qua bài viết dưới đây nhé.
Hợp pháp hóa Lãnh sự là gì?
Ví dụ: Nếu muốn sử dụng một giấy tờ do Việt Nam cung cấp tại Trung Quốc, bạn cần hợp pháp hóa Lãnh sự Trung Quốc. Và ngược lại, người Trung Quốc khi muốn sử dụng một loại giấy tờ nào đó một cách hợp pháp tại Việt Nam thì cũng phải hợp thức hóa lãnh sự Việt Nam.
Hợp pháp hóa Lãnh sự là thủ tục hành chính, khi mà cơ quan có thẩm quyền của một quốc gia xác nhận hợp thức hóa một văn bản được cấp bởi một quốc gia khác. Sau khi được hợp pháp hóa Lãnh sự, văn bản đó sẽ có hiệu lực sử dụng tại quốc gia đó.
Chứng nhận lãnh sự là gì?
Để có thể hợp pháp hóa Lãnh sự một loại giấy tờ nào đó thì trước hết giấy tờ đó cần được chứng nhận Lãnh sự bởi chính quốc gia ban hành văn bản đó bằng cách chứng nhận chức danh, chữ ký và con dấu trên văn bản, giấy tờ được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.
Ví dụ: Để có thể làm thủ tục kết hôn với chống/vợ người nước ngoài, người đang sinh sống tại TPHCM cần phải hợp thức hóa Lãnh sự giấy xác nhận độc thân của mình bằng các bước sau: Ra UBND phường xin xác nhận độc thân, đến Sở ngoại vụ TPHCM xin chứng nhận lãnh sự. Tiếp đó mới có thể mang giấy tờ đã được chứng nhận lãnh sự ra Lãnh sự quán Hà Lan để hợp pháp hóa Lãnh sự và khi đó giấy chứng nhận độc thân đó mới có giá trị tại quốc gia của chồng/vợ họ.
Hồ sơ hợp pháp hóa Lãnh sự gồm những gì?
Yêu cầu đối với giấy tờ đề nghị hợp pháp hóa Lãnh sự
– Giấy tờ của nước ngoài cần được công nhận và sử dụng hợp pháp tại Việt Nam phải được cơ quan có thẩm quyền (đại diện ngoại giao, lãnh sự, hoặc cơ quan được ủy quyền khác) của quốc gia đó ban hành, chứng nhận.
– Mẫu con dấu, chữ ký và chức danh của cơ quan, người có thẩm quyền có trên giấy tờ được giới thiệu trước cho Bộ ngoại giao.
Điền tờ khai hợp pháp hóa Lãnh sự
– Truy cập vào Cổng thông tin điện tử về công tác Lãnh sự để điền tờ khai trực tuyến. Phần nào chưa rõ bạn có thể ấn vào biểu tượng chữ “i” để xem hướng dẫn thêm.
– Sau khi đã điền đầy đủ thông tin, bạn kiểm tra lại một lần nữa rồi ấn nút “Hoàn thành”. Hệ thống sẽ trả về cho bạn tờ khai điện tử gồm đầy đủ những chi tiết bạn đã điền.
– Bạn tải tờ khai về máy tính (nên ghi lại mã tờ khai và mã xác thực để sử dụng cho những lần sau)
– In tờ khai ra, ký tên và cho vào bộ hồ sơ của mình.
Bộ hồ sơ cần chuẩn bị để hợp pháp hóa Lãnh sự
– Tờ khai hợp pháp hoá Lãnh sự theo mẫu LS/HPH-2012/TK
– Giấy tờ tùy thân (CMND/CCCD, hộ chiếu) bản gốc nếu nộp trực tiếp. Nếu nộp qua bưu điện, bạn chỉ cần chuẩn bị bản sao (không cần chứng thực).
– Bản chính giấy tờ, tài liệu cần được hợp pháp hóa Lãnh sự (đã được chứng nhận lãnh sự) + 1 bản sao.
– Nếu giấy tờ của bạn bằng ngôn ngữ khác ngoài tiếng Việt và tiếng Anh thì bạn cần nộp thêm 1 bản dịch sang tiếng Việt/ tiếng Anh + 1 bản sao của bản dịch.
– Nếu bạn gửi hồ sơ qua đường bưu điện và yêu cầu trả kết quả qua đường bưu điện thì nộp thêm 1 phong bì ghi thông tin, địa chỉ người nhận.
Lưu ý:
- Bạn có thể nhờ người nộp thay nhưng phải có có giấy ủy quyền hợp lệ (chứng thực tại Phòng công chứng, UBND địa phương hoặc cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài). Nếu người nộp thay là thân nhân thì chỉ cần mang theo giấy tờ chứng minh mối quan hệ (sổ hộ khẩu, giấy chứng nhận kết hôn, v.v.) mà không cần làm giấy ủy quyền.
- Trong một số trường hợp, đương đơn có thể được yêu cầu bổ sung thêm tài liệu liên quan, khi đó cần bổ sung bản chính và 1 bản sao giấy tờ được yêu cầu.
Các bước thực hiện hợp pháp hóa Lãnh sự
– Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ như trên
– Bước 2: Nộp hồ sơ và lệ phí (30.000 VNĐ/văn bản/lần) tại một trong các địa chỉ sau:
- Tại Cục Lãnh sự: 40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội
- Tại Sở Ngoại vụ TPHCM: 184 bis đường Pasteur, phường Bến Nghé, quận 1, TPHCM.
- Trụ sở các cơ quan Ngoại vụ địa phương được Bộ ngoại giao ủy quyền tiếp nhận hồ sơ.
- Gửi qua đường bưu điện tới Cục lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ TPHCM.
– Bước 3: Bộ Ngoại giao xem xét hồ sơ và giải quyết. Thông thường thời hạn xử lý hồ sơ là 1 ngày làm việc (trừ cuối tuần, ngày lễ, tết) sau khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trong một số trường hợp có thể kéo dài tới 5 ngày làm việc nếu hồ sơ có từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên hoặc cần bổ sung thêm giấy tờ liên quan.
– Bước 4: Đương đơn đến nhận kết quả theo lịch hẹn trên biên nhận hoặc nhận kết quả qua đường bưu điện.
Vài lưu ý khi hợp pháp hóa Lãnh sự
Các giấy tờ không được hợp pháp hóa lãnh sự
– Giấy tờ có các chi tiết mâu thuẫn với nhau hoặc mâu thuẫn với các giấy tờ khác trong hồ sơ.
– Con dấu không được đóng trực tiếp và chữ ký không được ký trực tiếp trên giấy tờ.
– Giấy tờ có chi tiết bị tẩy xóa, sửa chữa, phai mờ nhưng không được đính chính theo quy định của pháp luật.
– Nội dung trong giấy tờ vi phạm quyền và lợi ích của Nhà nước Việt Nam, không phù hợp hoặc trái với chính sách của Nhà nước hoặc gây bất lợi cho Nhà nước
– Giấy tờ giả mạo, được ban hành, chứng nhận sai thẩm quyền.
– Mục đích của việc sử dụng giấy tờ không rõ ràng
Một số lưu ý khác
– Nếu hồ sơ có từ 2 tờ trở lên phải có dấu giáp lai giữa các tờ.
– Giấy tờ của nước ngoài trước khi đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự tại Cục Lãnh sự (Hà Nội) hoặc Sở Ngoại vụ (thành phố Hồ Chí Minh) phải được chứng nhận Lãnh sự bởi cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan Lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền của nước đó tại Việt Nam.
– Giấy tờ của nước ngoài trước khi hợp pháp hóa Lãnh sự tại cơ quan đại diện ngoại giao, Lãnh sự hoặc cơ quan được ủy quyền thực hiện chức năng Lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài phải được chứng nhận lãnh sự bởi:
- Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước sở tại nếu đó là giấy tờ, tài liệu của nước sở tại.
- Cơ quan ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan được ủy quyền của nước thứ ba tại nước sở tại nếu đó là giấy tờ tài liệu của chính nước thứ ba đó.
Trên đây, Đại sứ quán Việt Nam tại Phần Lan đã cung cấp cho bạn đầy đủ những thông tin về hợp pháp hóa Lãnh sự. Chúc bạn sớm hoàn thành thủ tục này một cách suôn sẻ nhé! Bên cạnh đó, nếu bạn đang cần làm visa du lịch, du học hoặc xin giấy phép lao động cho người nước ngoài, vui lòng gọi 1900 6859 để được hỗ trợ.